Kinh Nghiệm Tổ Chức Chuyến Đi Cho Đoàn 40 Người: Từ Thuê Xe 45 Chỗ Đến Lên Lịch Trình

10/07/2025 |

Nội dung chính

Kinh Nghiệm Tổ Chức Chuyến Đi Cho Đoàn 40 Người

Quý khách được giao nhiệm vụ tổ chức một chuyến đi cho cả công ty, một tour du lịch cho đoàn thể, hay một chuyến về nguồn cho hội đồng hương với số lượng lên đến 40 người? Đây là một công việc đầy hứng khởi nhưng cũng không ít áp lực. Làm thế nào để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ? Nên chọn xe gì cho phù hợp? Lên lịch trình ra sao để làm hài lòng tất cả mọi người? Và làm sao để quản lý ngân sách một cách hiệu quả nất?

Chào mừng quý khách đến với cẩm nang tổ chức chuyên nhghiệp từ Saco Travel! Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng ngàn đoàn khách lớn, chúng tôi thấu hiểu những thách thức mà người tổ chức phải đối mặt. Bài viết này sẽ là một cuốn sổ tay chi tiết, cung cấp những kinh nghiệm tổ chức chuyến đi cho đoàn 40 người một cách bài quý khách, từ bước lựa chọn phương tiện, lên lịch trình cho đến những mẹo nhỏ để chuyến đi thành công rực rỡ.

Bước 1: Lên Kế Hoạch Tổng Thể – Nền Tảng Của Sự Thành Công

Một kế hoạch càng chi tiết, chuyến đi càng suôn sẻ. Đây là giai đoạn quan trọng nhất.

1. Xác Định Mục Tiêu & Đối Tượng Chuyến Đi

Hãy trả lời câu hỏi: “Mục đích chính của chuyến đi này là gì?”

Team Building/Nghỉ dưỡng công ty: Cần các hoạt động gắn kết, không gian thư giãn.
Du lịch cho người lớn tuổi/Hội cựu chiến binh: Lịch trình cần nhẹ nhàng, ưu tiên sự thoải mái, nghỉ ngơi.
Dã ngoại cho học sinh, sinh viên: Cần các hoạt động năng động, vui vẻ và trên hết là an toàn.
Tour hành hương: Cần sự trang nghiêm, lịch trình di chuyển hợp lý giữa các điểm tâm linh.

Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp quý khách định hình toàn bộ lịch trình và các hoạt động sau này.

2. Chốt Số Lượng & Lập Ngân Sách Dự Trù

Lập danh sách thành viên: Chốt danh sách chính xác (ví dụ: 40 người) để lựa chọn phương tiện phù hợp.
Xây dựng ngân sách: Hãy liệt kê các hạng mục chi phí chính:
- Chi phí vận chuyển (thuê xe 45 chỗ).
- Chi phí lưu trú (khách sạn, resort).
- Chi phí ăn uống.
- Chi phí vé tham quan, vui chơi.
- Chi phí tổ chức (dụng cụ team building, quà tặng…).
- Chi phí dự phòng (khoảng 10%).

Bước 2: Lựa Chọn Phương Tiện – “Trái Tim” Của Hành Trình

Với đoàn 40 người, việc thuê xe 45 chỗ là lựa chọn duy nhất và tối ưu nhất. Nó không chỉ đảm bảo chở đủ người mà còn cung cấp không gian rộng rãi cho hành lý và sự thoải mái trên suốt chặng đường dài.

Tại Sao Phải Là Hyundai Universe Đời Mới?

Khi quý khách tìm hiểu, có thể có nhiều dòng xe 45 chỗ khác nhau. Tuy nhiên, tại Saco Travel, chúng tôi chỉ tin dùng và cung cấp dòng xe Hyundai Universe đời mới. Lý do là vì:

An toàn vượt trội: Xe được trang bị hệ thống phanh ABS, cân Bảng điện tử và khung gầm cực kỳ vững chãi.
Êm ái tối đa: Hệ thống giảm xóc Bảng bầu hơi tiên tiến giúp xe lướt đi nhẹ nhàng, giảm thiểu say xe, mang lại sự thoải mái cho cả những hành khách lớn tuổi.
Tiện nghi đầy đủ: Không gian sang trọng, ghế ngả sâu, hệ thống điều hòa mạnh, TV, karaoke… đáp ứng mọi nhu cầu giải trí.
Hầm hành lý siêu lớn: Đủ sức chứa vali và vật dụng cho cả đoàn 40 người trong những chuyến đi dài ngày.

Dự Trù Chi Phí Thuê Xe 45 Chỗ

Dựa trên Bảng giá thuê xe 45 chỗ của Saco Travel, quý khách có thể dự trù chi phí như sau:

TPHCM đi Vũng Tàu (1 ngày): Khoảng 6.000.000 VNĐ
TPHCM đi Phan Thiết (2 ngày 1 đêm): Khoảng 10.500.000 VNĐ
TPHCM đi Đà Lạt (3 ngày 2 đêm): Khoảng 15.500.000 VNĐ

Lưu ý quan trọng: Báo giá của Saco Travel cho các chuyến đi qua đêm là giá trọn gói, đã bao gồm chi phí cho tài xế, quý khách sẽ không phải lo lắng về các khoản phụ thu này.

Bước 3: Xây Dựng Lịch Trình Chi Tiết

Một lịch trình hợp lý sẽ giúp chuyến đi không bị cập rập và mệt mỏi.

Mẫu Lịch Trình Gợi Ý (TPHCM – Phan Thiết 2 ngày 1 đêm)

Ngày 1:
- Sáng: Khởi hành từ TPHCM, ăn sáng trên đường.
- Trưa: Đến Phan Thiết, nhận phòng resort, ăn trưa, nghỉ ngơi.
- Chiều: Tham quan Bàu Trắng, trải nghiệm xe jeep, chụp ảnh.
- Tối: Ăn tối hải sản, tự do khám phá.
Ngày 2:
- Sáng: Tham quan Làng chài, Đồi Cát Bay, mua sắm đặc sản.
- Trưa: Trả phòng, ăn trưa.
- Chiều: Khởi hành về lại TPHCM.

Mẹo Lên Lịch Trình Cho Đoàn Đông

Đừng quá “tham” điểm đến: Hãy chọn lọc 3-4 điểm tham quan chính để mọi người có thời gian trải nghiệm sâu hơn thay vì chạy “show”.
Bố trí thời gian nghỉ ngơi hợp lý: Đặc biệt quan trọng nếu đoàn có người lớn tuổi.
Thống nhất 1-2 điểm đón tập trung: Điều này giúp tiết kiệm thời gian rất nhiều so với việc đón lẻ từng người.

Bước 4: Hoàn Tất Thủ Tục – Hợp Đồng và Xác Nhận

Yêu cầu hợp đồng rõ ràng: Một đơn vị chuyên nghiệp như Saco Travel sẽ luôn cung cấp hợp đồng ghi rõ biển số xe, đời xe, lịch trình, chi phí và trách nhiệm các bên.
Kiểm tra kỹ các điều khoản: Đặc biệt là các mục về chi phí bao gồm/không bao gồm và chính sách hủy chuyến.
Đặt cọc để giữ xe: Sau khi ký hợp đồng, việc đặt cọc sẽ là sự xác nhận chính thức để nhà xe giữ chiếc xe tốt nhất cho đoàn của quý khách.

Để có cái nhìn tổng quan hơn về dòng xe đẳng cấp này, quý khách có thể tham khảo bài viết chi tiết về dịch vụ thuê xe 45 chỗ của chúng tôi.

Kết Luận

Tổ chức một chuyến đi cho đoàn 40 người là một công việc đầy thử thách nhưng cũng vô cùng ý nghĩa. Thành công của chuyến đi phụ thuộc rất lớn vào sự chuẩn bị kỹ lưỡng của người tổ chức và sự chuyên nghiệp của các đối tác dịch vụ. Bảng cách lên một kế hoạch chi tiết, lựa chọn một phương tiện di chuyển an toàn, tiện nghi như xe 45 chỗ Hyundai Universe và hợp tác với một đơn vị vận chuyển đáng tin cậy, quý khách hoàn toàn có thể tạo ra một hành trình đáng nhớ, gắn kết và trọn vẹn niềm vui cho tất cả mọi người.

Tại Saco Travel, chúng tôi không chỉ cho thuê xe 45 chỗ, chúng tôi mang đến một giải pháp vận chuyển toàn diện và sự an tâm tuyệt đối cho người tổ chức.